Todas las conferencias no son iguales y sobretodo en las conferencias de carácter internacional hay que prestar atención a todos los detalles. Si eres organizador de eventos y quieres saber como preparar una buena conferencia, a continuación te damos algunas ideas para que tu conferencia sea todo un éxito.
1.En primer lugar organiza todo con bastante tiempo de antelación. Llamar a los conferenciantes, organizar las charlas… Si no lo haces así puede que cuando llames no cuentes con lo mejor porque ya está cogido y tendrás que conformarte con lo que quede.
2.Prepara todo el material para los asistentes. Los trípticos con el ciclo de conferencias, información adicional que incluya un pequeño mapa de localización del centro donde se realizará, información sobre los hoteles y restaurantes de la zona…
3.Prepara algún detalle para los asistentes. Carpetas, bolígrafos, botellines de agua en los asientos etc.
4.Cuenta con una buena empresa de eventos audiovisuales. En una conferencia de carácter internacional a la que acudirá mucha gente, debes tener en cuenta que la imagen y el sonido tienen que llegar perfectos hasta la última fila del auditorio. Busca una empresa con reputación en el sector y que esté avalada por buenos trabajos anteriores. Además lo mejor es que contrates servicio de traducción simultánea ya que acudirán personas de diferentes nacionalidades.
5.Contrata una buena empresa de azafatos para el evento. Todo el mundo tiene que sentir que está bien atendido tanto a la entrada del auditorio, durante la conferencia, si necesita salir un momento y no localiza los baños, por ejemplo, ahí la figura de la azafata/o es fundamental.
6.Revisa muy bien todo un par de días antes del evento. Todo tiene que estar perfecto para el día que están programadas las conferencias.
Una conferencia de carácter internacional tiene que estar a la altura de las expectativas del público asistente; no te descuides y apuesta por lo mejor.
